Poradnik · Darmowe narzędzia Dla instruktora

Excel czy Swimsy: co wybrać, gdy prowadzisz zajęcia w arkuszu

Tomasz Lempart, twórca Swimsy
Aktualizacja:

Ania uczy pływać od trzech lat. Uczniów, godziny i wpłaty ma w jednym arkuszu, a z rodzicami pisze na Messengerze. Działa, tylko w niedzielę wieczorem siedzi godzinę nad tabelką i odpisuje na „czy w środę są zajęcia?”.

Arkusz wystarczy, jeśli masz kilkoro uczniów, jedną pływalnię i rzadko coś się zmienia. Zaczyna kosztować czas, kiedy terminy często się przesuwają, a rodzice pytają o to, co masz zapisane tylko u siebie. Poniżej porównujemy jedno z drugim, uczciwie, razem z tym, czego Swimsy dziś nie robi. Jeśli zostajesz przy arkuszu, pobierz nasz darmowy wzór.

Darmowy arkusz instruktora

Jeden plik z czterema zakładkami: krótka instrukcja, lista uczniów, obecność na miesiąc i płatności. Obecności i kwoty do zapłaty liczą się same. Otworzysz go w Excelu, w Arkuszach Google, w Numbers i w LibreOffice.

Pobierz arkusz (Excel, XLSX)

W Swimsy obecność, grafik i zmiany terminów zapisują się same, a rodzic widzi je u siebie w telefonie. Wypróbuj za darmo przez 30 dni

Co robi arkusz, a co Swimsy?

Tak wygląda zwykły tydzień instruktora, rzecz po rzeczy. Po lewej to, jak radzisz sobie z arkuszem i komunikatorem, po prawej to, jak działa to w Swimsy.

  • Lista uczniów

    Arkusz Wiersz na ucznia, kolumny, jakie sobie ułożysz. Tylko Ty ją widzisz.

    Swimsy Rodzina z dziećmi, dniami i godzinami w jednym miejscu. Listę z arkusza wklejasz, nie przepisujesz.

  • Obecność

    Arkusz Kartka przy basenie, a wieczorem przepisanie do tabelki.

    Swimsy Na telefonie, przy każdym dziecku „Obecny” albo „Nieobecny”. Historia zostaje przy uczniu.

  • Odwołane zajęcia i nowy termin

    Arkusz Wiadomość do każdego rodzica i ustalanie nowej godziny w kilku rozmowach naraz.

    Swimsy Odwołujesz zajęcia i od razu proponujesz wolne terminy. Rodzic wybiera jeden u siebie, a lekcja sama trafia do Twojego grafiku.

  • Gdy chorujesz albo wyjeżdżasz

    Arkusz Obdzwanianie rodzin i poprawki w arkuszu na każdy dzień nieobecności.

    Swimsy Zgłaszasz dzień albo cały okres. Swimsy odwołuje lekcje i powiadamia rodziny.

  • Co widzi rodzic

    Arkusz To, co mu napiszesz. Arkusza z danymi innych dzieci nie udostępnisz.

    Swimsy Swoje dzieci: terminy, zmiany i postępy, w przeglądarce, bez instalowania aplikacji.

  • Płatności

    Arkusz Kolumna z kwotami i sprawdzanie przelewów na koncie.

    Swimsy Cena jest w ofercie, którą rodzina przyjmuje, ale samych płatności Swimsy nie pobiera. Wpłaty sprawdzasz jak dotąd.

  • Koszt

    Arkusz Nic, jeśli masz już Excela albo używasz Arkuszy Google.

    Swimsy Plan dla instruktora jest płatny co miesiąc, po 30 dniach bez opłat.

Kiedy arkusz w zupełności wystarczy?

  • Masz kilkoro stałych uczniów. Te same dzieci, te same godziny, przez cały sezon. Wtedy arkusz otwierasz raz w miesiącu i nic Cię nie zaskakuje.
  • Terminy prawie się nie zmieniają. Odwołane zajęcia zdarzają się raz na kilka tygodni, a rodzice wiedzą, gdzie Cię szukać.
  • Nie chcesz płacić za żadne narzędzie. Arkusz nic nie kosztuje i masz go już na komputerze.
  • Lubisz mieć wszystko po swojemu. W arkuszu dopiszesz każdą kolumnę, jaką chcesz, i nikt nie zmieni Ci układu.

Kiedy arkusz zaczyna kosztować więcej, niż daje?

  • Rodzice ciągle o coś pytają. Czy jutro są zajęcia, o której, czy dziecko może odrobić. Odpowiedź masz w arkuszu, ale tylko Ty go widzisz, więc każde pytanie to osobna wiadomość.
  • Przekładasz zajęcia kilka razy w miesiącu. Każda zmiana to rozmowa z kilkoma rodzicami, a potem poprawka w arkuszu, o której łatwo zapomnieć.
  • Obecność zapisujesz dwa razy. Najpierw na kartce przy basenie, potem wieczorem w tabelce.
  • Dane dzieci krążą po czatach. Lista grupy wysłana „na szybko” w wiadomości to dane osobowe, które trudno potem odzyskać.

Czego Swimsy dziś nie zrobi?

Swimsy nie pobiera płatności od rodziców. Rozliczasz się z nimi tak jak teraz, więc wpłaty możesz dalej zapisywać w arkuszu albo sprawdzać na koncie. Nie wystawia też rodzicom faktur.

Swimsy nie jest za darmo. Plan dla instruktora kosztuje 49 zł miesięcznie do końca 2027 roku, potem 99 zł, a pierwsze 30 dni są bez opłat i bez podawania karty. Jeśli arkusz nie zabiera Ci czasu, nie ma powodu płacić.

Przejście nie wymaga przepisywania. Pierwsze trzy kolumny zakładki „Uczniowie” w naszym arkuszu to imię, nazwisko i telefon albo e-mail rodzica. Zaznaczasz je, kopiujesz i wklejasz w Swimsy na ekranie „Mam już umówionych”.

Przeczytaj też

Dla instruktoraLista obecności na zajęcia pływania: wzór do drukuDarmowy wzór w PDF na miesiąc zajęć. Co na niej zapisać, kiedy pływalnia może jej wymagać i czego nie pisać ze względu na RODO.Dla instruktoraIle zarobię jako instruktor pływania? KalkulatorWpisz cenę zajęć, liczbę uczniów, zajęcia w tygodniu i opłatę dla pływalni. Zobaczysz, ile zostaje Ci w miesiącu i w sezonie.

Prowadzisz zajęcia pływania? Zobacz, jak Swimsy pomaga instruktorom na co dzień.

Skąd to wiemy

To, co robi Swimsy, opisujemy według aplikacji w dniu aktualizacji podanym pod tytułem. Cenę planu znajdziesz w cenniku.

Arkusz możesz kopiować, zmieniać i udostępniać bez ograniczeń.