Poradnik · Prowadzenie zajęć Dla instruktora
Lista obecności na zajęcia pływania: wzór do druku
Tomasz Lempart, twórca Swimsy
Aktualizacja:
Poniedziałek, kwadrans przed siódmą. Ostatnie dzieci znikają w szatni, a Ty stoisz przy kasie pływalni z wilgotną kartką w dłoni i liczysz, ile osób było dziś na torze. Z porządną listą obecności wystarczy jedno spojrzenie na dół kolumny.
Żaden przepis nie ustala jednego wzoru takiej listy i nie ma ogólnego obowiązku jej prowadzenia. Często wymaga jej jednak pływalnia, na której wynajmujesz tor, albo program, który płaci za zajęcia. Na liście wystarczą grupa, imiona i nazwiska uczestników, daty zajęć, jedno oznaczenie w każdej kratce i suma obecnych. Z danych osobowych zwykle tylko imię i nazwisko.
Wzór do pobrania
Jedna strona A4 w poziomie: miejsce na grupę, prowadzącego, pływalnię i tor, 20 uczestników i 12 terminów. Pod każdym terminem jest wiersz „Liczba obecnych”, a na dole objaśnienie oznaczeń.
Plik DOCX otworzysz i zmienisz w Wordzie, w Dokumentach Google i w LibreOffice.
W Swimsy obecność zaznaczasz na telefonie jednym dotknięciem, a historia zostaje przy uczniu. Wypróbuj za darmo przez 30 dni
Co zapisać na liście obecności?
Dobra lista odpowiada na pytania, które prędzej czy później ktoś Ci zada: rodzic, pływalnia albo Ty, kiedy rozliczasz miesiąc. Każde z nich ma na kartce swoje miejsce.
- Jakie to zajęcia? Grupa, prowadzący, pływalnia i tor, dzień tygodnia i godzina.
- Kto jest w grupie? Imię i nazwisko każdego uczestnika. Tyle zwykle wystarczy.
- Kiedy były zajęcia? Kolumna na każdy termin, z datą wpisaną na górze.
- Kto był, a kto nie? Jedno oznaczenie w każdej kratce. Odróżnij nieobecność zgłoszoną wcześniej od niezgłoszonej, bo od tego zwykle zależy, czy zajęcia można odrobić.
- Ilu było na każdych zajęciach? Suma pod kolumną. Tę liczbę podajesz w kasie pływalni, a przyda się też, kiedy rodzic zapyta, ile zajęć się odbyło.
Czy lista obecności jest obowiązkowa?
Ogólnego obowiązku nie ma. Listy wymaga jednak często ten, kto udostępnia basen albo płaci za zajęcia, więc zanim zaczniesz, przeczytaj regulamin pływalni i programu.
Pływalnia, na której wynajmujesz tor
Niektóre pływalnie każą instruktorom prowadzić listę i oddawać ją w kasie. Tak jest w Suwałkach: regulamin biletu instruktorskiego pływalni OSiR mówi, że instruktor prowadzi listę obecności uczestników, przekazuje ją za każdym razem do kasy razem z liczbą osób na zajęciach i prowadzi ją zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. Ta sama pływalnia sprawdza, czy liczba osób na torze zgadza się z opłaconą.
Zajęcia z programu „Umiem pływać” i innych dofinansowanych
Program płaci za konkretne zajęcia konkretnych dzieci, więc organizatorzy chcą mieć je zapisane. W Krośnie, według regulaminu projektu „Umiem pływać”, instruktor prowadzi dla każdej grupy dzienniczek. Jest w nim lista uczestników z imieniem i nazwiskiem, datą urodzenia i szkołą, data i temat każdych zajęć oraz lista obecności. Wymagania ustala organizator, więc w innym mieście mogą wyglądać inaczej.
Jak prowadzić listę zgodnie z RODO?
Imiona i nazwiska dzieci na kartce to dane osobowe, a RODO w art. 5 ust. 1 lit. c każe zbierać tylko te, które są potrzebne do celu. Na liście obecności oznacza to zwykle imię i nazwisko, nic więcej.
- Informacje o zdrowiu trzymaj z dala od listy. Alergia czy przeciwwskazanie to dane szczególnie chronione. Zapisz je osobno, tam, gdzie zobaczy je tylko prowadzący.
- Nie zostawiaj listy na ławce ani w szatni. Zabieraj ją ze sobą, a kartkę oddawaną w kasie przekazuj w teczce, nie luzem.
- Nie wywieszaj listy grupy na tablicy. Każdemu rodzicowi wystarczy wiedza o obecności własnego dziecka.
- Nie trzymaj list bez końca. Ustal, jak długo są Ci potrzebne, na przykład do rozliczenia sezonu, a potem je zniszcz.
Jak oznaczać nieobecności i odrabianie?
Na wzorze są cztery oznaczenia: ✓ obecny, N nieobecny, U nieobecność zgłoszona wcześniej i O odrabia zajęcia.
Rozróżnienie „N” i „U” przydaje się wtedy, gdy Twój regulamin pozwala odrabiać zajęcia odwołane z wyprzedzeniem. Pod koniec miesiąca od razu widzisz, komu należą się zajęcia do odrobienia. A dziecko, które przychodzi odrobić zajęcia do innej grupy, dopisz w wolnym wierszu tej grupy z literą „O”.
Jeśli wolisz telefon od kartki: w Swimsy instruktor otwiera ekran „Dziś” i przy każdym dziecku stuka „Obecny” albo „Nieobecny”, bez wpisywania dat i nazwisk. Historia obecności zostaje przy uczniu na cały czas nauki, a w szkole pływania właściciel widzi frekwencję każdej grupy w raporcie.
Przeczytaj też
Prowadzisz zajęcia pływania? Zobacz, jak Swimsy pomaga instruktorom na co dzień.
Skąd to wiemy
Wymagania pływalni i programu przytaczamy z ich regulaminów w brzmieniu z dnia aktualizacji podanego pod tytułem: regulamin biletu instruktorskiego OSiR w Suwałkach, pkt 13c, oraz regulamin projektu „Umiem pływać” w Krośnie, pkt 7. Zasadę zbierania tylko potrzebnych danych opisuje art. 5 ust. 1 lit. c RODO.
Twoja pływalnia albo Twój program mogą mieć inne zasady, więc sprawdź ich regulamin. Ten artykuł nie jest poradą prawną. Wzór możesz drukować i kopiować bez ograniczeń.